Vous êtes ici : Accueil > ARCHIVES > Vie de l’établissement > Le B2I - Brevet informatique et internet > Pourquoi il faut faire attention au format d’enregistrement des fichiers (...)
Publié : 26 octobre 2008
Format PDF Enregistrer au format PDF

Pourquoi il faut faire attention au format d’enregistrement des fichiers !

Quelle est l’utilité du RTF ?

En résumé

Quel que soit votre traitement de texte, si votre document ne comporte pas d’images mais que du texte formatté, prenez l’habitude de le sauver sous format RTF,

- il occupera beaucoup moins de place surtout si vous prenez en plus la peine de le compresser,

- il ne craindra pas l’infection par les virus macro et vous mettra à l’abri de telles infections,

- il sera universellement échangeable et lisible par l’ensemble des traitements de texte

- il évitera les pertes de temps et d’énergie inutiles aux personnes qui le recevront et qui, dans un cas différent, se seraient peut-être évertuées à essayer d’ouvrir un fichier dans un format propriétaire dont ils ne possèdent pas le logiciel...

La plupart des utilisateurs de Word sauvent leur travail sous forme de fichier documents dans le format propriétaire de Word (*.doc), fixé par défaut lors de l’installation. En conséquence, la plupart des utilisateurs de Word, de façon naturelle, envoient le plus souvent leurs documents sous ce même format, en général attachés à un courrier électronique. Ce faisant, ces personnes présupposent que leurs interlocuteurs possèdent également Word ce qui n’est pas forcément le cas, loin de là.

Or, il y a plusieurs mais ... pour dire que c’est là une très mauvaise habitude, sinon pratique :

- Si le destinataire ne possède pas le traitement de texte Word, il ne pourra pas ouvrir le document que vous lui envoyez. Vous allez donc l’obliger à chercher une version du logiciel et à l’installer. Mettez-vous donc à sa place et imaginez ce que vous ressentiriez si quelqu’un vous envoyait un fichier et que, pour l’ouvrir, vous soyez obligé d’aller acheter, ou de vous procurer, un logiciel qui va vous prendre plusieurs centaines de mégabytes d’espace disque dur...

- Maintenant, même si le destinataire possédait le traitement de texte Word, il se pourrait cependant qu’il n’en possède qu’une version plus vieille que la vôtre et il ne pourra pas ouvrir votre document.

Le problème ci-dessus se poserait de façon tout à fait identique si on utilisait, non pas Word de Microsoft, mais tout autre traitement de texte ayant son propre format propriétaire.

Il y a donc là un problème de communicabilité ! Pour se comprendre, ne doit-on pas parler un même langage ? Et bien cela est aussi vrai en matière de communication électronique.

Alors comment faire pour parler le même langage électronique ?
RTF, un format transversal qui sauvegarde vos fichiers textes indépendamment des outils bureautiques.

Le format RTF

Heureusement, une solution existe, toute simple et quasi universelle. Il s’agit d’enregistrer le document au format RTF (Rich Text Format). Ainsi le fichier que nous enregistrons est un fichier texte enrichi. Il ne contient pas de codes de mise en pages spécifiques à tel ou tel produit, mais une description textuelle de cette mise en page, selon un langage descriptif exploitable par la majorité des traitements de texte.

Ce format d’enregistrement est en mesure de gérer les mises en page ordinaires, les formats des caractères, les formats des paragraphes, les tabulations.

En pratique, l’enregistrement

- Au moment de sauvegarder un travail effectué sous Word, choisir l’option enregistrer sous.

- Elle va nous permettre de nommer le fichier et d’en choisir la destination. Mais surtout, nous allons ouvrir la liste déroulante ’Type de fichier’ pour y préciser ’texte mis en forme (RTF)(*.RTF)’.

- Ceci fait, il reste à valider les choix.

Conclusion

En conclusion donc, le format d’enregistrement RTF est le dénominateur commun à tous les grands logiciels de bureautique. Il permet aux utilisateurs d’utiliser leurs documents indépendamment des outils ayant permis leur rédaction. Mieux encore, le format RTF est une passerelle fiable entre les mondes Microsoft Windows, Linux ou Macintosh. Enfin, il ne nécessite aucun savoir faire spécifique, il suffit simplement d’acquérir le réflexe d’enregistrer sous ce format transversal.

N’abandonnez pas pour autant le format natif de votre traitement de texte habituel, mais quand vous échangerez des documents, doublez ce format natif d’un autre enregistrement au format RTF.